Ofte ender det med at lederen af afdelingen kontaktes, hvorefter henvendelsen enten overgives af denne leder selv, eller der henvises til et nyt kontaktnummer.

Det er både til irritation for den enkelte leder, men ligeledes for den person der ønsker kontakt med det pågældende hold.

Det har især i Børneturneringerne været et af de ønsker som har trængt sig meget på, da det for mange holdansvarliges vedkomne, har kostet mange tidsmæssige resurser at finde kontakten til modstanderholdet, når informationer omkring kampe skulle videreformidles. Dette har så medført dårlige oplevelser for spillere og trænere mv.

Man kan nu både tilfører ”Holdkontakter” til eksisterende hold der aktuelt deltager i en turnering – og man kan ved tilmelding af hold til den nye turnering, ligeledes tilfører ”Holdkontakter”

Der findes 4 typer af holdkontakter:

Træner
Ass.træner
Holdleder
Holdpostadresse (denne person får information ved ændringer, ønsker om kampflytninger og lignende, besked pr. mail)

Man bør både oprette en ”Holdpostadresse” og en af de øvrige ”Holdkontakthverv”, til hvert enkelt hold og det kan sagtens være den samme person. På den måde sikre man sig, at de nødvendige informationer når direkte ud til holdet.

 

Forklaring på oprettelse af ”Holdkontakt” via KlubOffice:

Ved allerede oprettede hold
 
Man foretager ændringerne via KlubOffice og dette foretages under menuen
”Indberet nye oplysninger/ Ret holdhverv/-navne ”

Her markerer man det ønskede hold og trykker på ikonet  til højre for den grønne pil (opret en holdkontakt til det valgte hold).

Herefter fremkommer en pop-up boks, hvor man skal vælge kontakthverv og person.

Personen skal være registreret i KlubOffice for, at kunne tilknyttes et hold som kontaktperson. 

Når valget er foretaget trykkes på gem, og personen er nu at finde under holdets kontaktpersoner, når der trykkes på det enkelte hold i holdoversigten, i den pågældende turnering. (se illustration længere nede).

Dette gøres ved hver person man ønsker skal registreres som holdets kontaktpersoner. 

Ved tilmelding af hold til turneringen

Man foretager ændringerne via KlubOffice og dette foretages under menuen ”Turneringsadministration/ holdtilmelding” og så den række der ønskes tilmeldt.

Man markerer den enkelte række man ønsker at tilmelde holdet til og foretager den normale procedure, som ellers ved holdtilmelding.

Ved tryk på knappen ”Tilmeld hold” fremvises der en ny side, hvor registreringen af ”Holdkontakter” skal foretages. Man trykker på knappen ”Tilføj” og her indsætter man personen fra KlubOffice.
Personen skal være registreret i KlubOffice for, at kunne tilknyttes et hold som kontaktperson.

Herefter fremkommer den valgte person i vinduet. Man markerer under ”Holdhverv” med musen og vælger via drop-down boksen, hvilket hverv personen skal tilknyttes.

Dette gøres ved hver person man ønsker skal registreres som holdets kontaktpersoner.

Når valget er foretaget trykkes på tilmeld hold, og personen er nu at finde under holdets kontaktpersoner, når der trykkes på det enkelte hold i holdoversigten, i den pågældende turnering, efter åbningen af samme.

(Tryk på link for enden af pilen)